Plus de 800 personnes ont reçu une formation afin de faciliter l’utilisation de la carte d'Achats, dont la nouvelle politique d’achats décentralisés est en place depuis octobre 2000. À ce jour, près de 600 cartes d’achats sont en circulation et le cap des 2 000 transactions par mois a été franchi en octobre dernier pour un montant total de 409 295 $.

En août 2000, un premier bulletin d’information invitait les unités administratives à réfléchir sur leur façon de faire et à déterminer leurs moyens d’utilisation de ce nouvel outil afin d’assurer une certaine «adaptabilité» à chaque unité administrative. Depuis lors, huit bulletins d’information ont été distribués aux administrateurs. Malgré cet outil d’information, il est possible que certaines directives aient été mal interprétées. C’est pourquoi, un professionnel la Direction des finances affecté au soutien aux unités rencontre sur une base régulière les gestionnaires concernés et organise au besoin des séances de formation adaptées.

En rappel, la carte d’achats vise essentiellement à alléger et à accélérer le processus d’approvisionnement pour les biens de faible valeur requis dans la gestion courante (moins de 2 000 $). Les menues dépenses (moins de 50 $) peuvent être remboursées par une petite caisse mise à la disposition de l’unité. L’utilisation de la carte d’achats, bien que fortement privilégiée, n’est pas obligatoire. L’usage d’une demande d’approvisionnement est toujours possible ainsi que celui de la réquisition de paiement pour les cas d’exception (référence directive et méthode DF-4).

Les déplacements à l’étranger ne sont pas couverts par la Politique d’achats décentralisés par carte d’achats. Une carte entreprise (Visa Banque Royale) est dorénavant disponible pour les voyages (référence bulletin d’information numéro 7). Les dépenses qui ne peuvent être acquittées avec la carte entreprise lors de déplacements peuvent l’être en obtenant une avance de liquidité avec la carte ou encore être remboursées à la production du rapport de voyage. Les nouvelles options de la carte entreprise permettent d’implanter un changement majeur dans la gestion des avances de voyage. Celles-ci se ont dorénavant allouées uniquement dans les cas où la carte entreprise ne peut être utilisée.

La Direction des finances invite les détenteurs de cartes (achats, entreprise) à communiquer avec la section soutien aux unités pour toute question ou précision concernant l’application de ces nouveaux outils (poste: 1819).

Site Web: http://www.fin.umontreal.ca/documents/achatno8v3.pdf