L’ombudsman Marie-José Rivest met un soin particulier, chaque année, à élaborer le rapport annuel. Quand il paraît, "c’est comme une fête", dit-elle.

Le directeur d’un étudiant au doctorat tombe malade et, à la suite d’un séjour à l’hôpital, décide de prendre sa retraite. Laissé à lui-même, l’étudiant progresse un certain temps, puis se cherche un nouveau directeur. Mais il est plus ou moins bien accueilli par les collègues de son ancien directeur. Il avance tout de même et finit par déposer sa thèse. Malheureusement, celle-ci est refusée.

Voilà un exemple, fictif, de problème parmi ceux vécus par les étudiants des cycles supérieurs et qui font l’objet d’une plainte à l’ombudsman de l’Université, Marie-José Rivest. «Les problèmes d’ordre académique sont nettement la première cause de consultation, mentionne la juriste. Et parmi eux, les questions liées à l’encadrement aux cycles supérieurs occupent une grande place.»

Dans le rapport annuel 2002-2003, un document étoffé de 78 pages intitulé Entre continuité et changement, on trouve des chiffres précis sur l’objet des demandes. Sur les 551 demandes qui sont parvenues à l’ombudsman, 371 provenaient d’étudiants et 67 de membres du personnel.

Du côté des étudiants, les questions liées à l’enseignement comptent pour 47 % des demandes et les questions financières pour 20 %. Viennent ensuite les litiges sur les droits de la personne et l’application des règlements disciplinaires (6 % chacun) et d’autres problèmes associés, par exemple, aux relations de travail ou à la probité intellectuelle. Parmi les demandes d’étudiants, 71 % avaient été formulées par des étudiants du premier cycle et 29 % par des étudiants des cycles supérieurs.

Si les problèmes d’encadrement aux 2e et 3e cycles continuent de préoccuper les étudiants, l’ombudsman tient à souligner les efforts déployés par la Faculté des études supérieures (FES) pour remédier à la situation. «La FES a créé des outils visant à favoriser un meilleur encadrement, dit-elle. Des guides à l’intention des professeurs, notamment, ont été publiés. Ces efforts commencent à porter leurs fruits. On trouve par exemple un responsable de l’encadrement à l’intérieur de chaque unité. Une personne qui s’estime lésée peut s’adresser à lui avant de frapper à la porte du Bureau de l’ombudsman.»

Notation littérale

Pascale Décary, la nouvelle déléguée à l’ombudsman, est venue prêter main-forte à Mme Rivest.

L’examen du nombre de demandes reçues chaque année au Bureau de l’ombudsman révèle que ce sont tout de même les problèmes d’évaluation qui arrivent en tête de liste. «Plusieurs étudiants s’adressent à nous pour contester leur échec à un cours avec des notes de 49,7 %, 48,9 % alors que la note de passage est fixée à 50 % ou avec des notes de 59,3 %, 58,6 % alors que la note de passage est de 60 %», mentionne Mme Rivest.

Le Règlement pédagogique cadre prévoit des mesures de révision de notes si un étudiant s’estime injustement traité. Mais quand l’écart est très mince, ces mécanismes peuvent s’avérer insatisfaisants. Quand on pense que l’échec dans un cours peut mener à l’échec dans le programme, les petites différences peuvent avoir de graves conséquences. L’ombudsman pose une question très claire dans son rapport: «Les méthodes d’évaluation sont-elles à ce point précises que l’on peut affirmer que 59,3 % est significativement différent de 60 %?»

Une recommandation est adressée au vice-rectorat à l’enseignement de premier cycle et à la formation continue et à la FES en vue de «pallier les difficultés rencontrées dans l’application de cette méthode de notation [littérale] en tenant compte des différents instruments d’évaluation utilisés sur le campus, dont les examens à choix multiples».

Six autres recommandations sont présentées. Elles concernent l’admission au premier cycle des étudiants titulaires de diplômes étrangers, les demandes de révision de l’évaluation de dossiers d’administration au premier cycle, l’admission aux cycles supérieurs, l’accès au Bureau de l’ombudsman des personnes sujets de recherche et les limites de l’obligation de confidentialité de l’ombudsman en matière de sécurité des personnes.

Des recommandations suivies

Le rapport 2002-2003 comporte une partie inédite qui trace une rétrospective des recommandations formulées au cours des quatre années précédentes par l’ombudsman. Sur les 37 recommandations présentées dans les rapports annuels, 86 % ont été suivies, partiellement suivies ou sont en voie de l’être. «La direction de l’Université a porté une attention particulière aux problématiques rencontrées et aux enjeux soulevés par le biais des recommandations de l’ombudsman depuis les quatre dernières années.» Quand l’administration a choisi de ne pas suivre les recommandations ou de les suivre en partie seulement, une «analyse sérieuse du dossier» a été entreprise.

Parmi les recommandations qui ont été suivies, l’une d’elles datait de l’année 1998-1999: «Que l’Université fournisse aux membres du personnel rémunéré sur fonds spéciaux une information plus complète au moment de leur engagement, relativement à la description de leur poste et à leurs conditions d’emploi.» Aujourd’hui, précise-t-on, le personnel rémunéré à partir de ces fonds reçoit la même information que les autres employés. De plus, la Direction des ressources humaines a rendu accessibles sur le Web les conditions générales d’embauche, les descriptions des fonctions et les échelles de rémunération.

D’autres recommandations relatives à la politique sur le plagiat ou certaines mesures d’aide financières ont également donné des résultats.

Autre preuve que l’ombudsman est apprécié de la communauté universitaire: à l’automne 2002, le Conseil de l’Université a renouvelé le mandat de Mme Rivest pour une durée de cinq ans.

On peut consulter le site de l’ombudsman au < www.ombuds.umontreal.ca >.

Mathieu-Robert Sauvé